建筑施工企业档案信息化管理中的问题和解决措施

随着我国建筑行业的蓬勃发展，传统的手工管理方式已经不能适应建筑企业的发展要求，需要广泛应用信息化管理方式对建筑施工企业进行管理。建筑施工企业档案内容繁多，项目建设过程中产生的具有保存价值的相关资料、文件也较多，档案整理工作流程比较复杂且要求较高，管理过程涉及的单位众多，是工程行业与档案部门面临的一大难题。

　　1 建筑施工企业档案信息化管理现状

　　1.1 建筑施工企业档案信息化管理缺乏专业性

　　随着建筑施工行业的迅速发展，许多建筑施工企业都配备了档案信息管理软件系统，帮助建筑施工企业有效地记录和保存资料。建筑施工企业有较大的作业范围，作业专业性较强，但档案信息管理规范性不强，无法进行统一有序的管理。大多数建筑施工企业的档案信息管理方法都具有通用性，但缺乏针对自身实际情况的专业性的档案管理方法，无法满足建筑施工企业综合档案管理的要求。

　　1.2 建筑施工企业档案信息化管理形式单一

　　一些建筑施工企业会运用相关的档案管理软件对档案信息进行管理，但这些管理软件主要是以文书档案管理为主要管理形式，而其他档案如工程档案信息也是运用文书档案的管理形式进行管理，降低了档案信息管理的效率。建筑施工企业档案管理部门由于工程档案专业性强的特点，无法做到妥善管理并以库房容积等原因予以不建档处理[1]。

　　1.3 建筑施工企业档案信息化管理缺乏法律依据

　　近年来，国家不断出台建筑施工企业档案管理的相关法律，规定建筑施工企业内部要建立健全档案信息管理平台，优化档案信息管理系统，科学有效地对工程设计档案信息进行管理。然而在实际的建筑企业档案管理过程中，诸多建筑施工企业在结束具体施工项目后，根据相关规定上交工程竣工档案，而每个相关建筑施工企业都同时面对多个建筑施工承建项目，面对的建设单位繁多，且各建设单位实际情况与要求都不相同，工程专业多，对于建设工程文件的分类、档案的分类和案卷的组卷方法基本不能统一。

　　1.4 建筑施工企业档案多样化

　　建筑施工工期比较长，工程量比较大，相关环节内容较多，各类施工过程差异较大，所以，相关的建筑施工档案分类比较细，专业性较强，呈现多样化的特点。根据建筑企业档案的特殊性，档案管理部门需要既熟悉各项档案管理业务又具有相关工程知识的管理人员对建筑施工企业档案进行科学合理归类管理，但就目前情况来看，很难找到达到此要求的管理人才。

　　另一方面，建筑施工企业档案繁多，编制面窄，同时加大了建筑施工企业档案的编研难度。档案存在的价值主要在于利用，建筑施工企业在经营活动中可以对相关档案进行合理有效的编研，以便于获取更多的工艺施工方案、投标经营信息和企业内部定额修编的资料。然而按照目前的情况看来，现有的建筑施工企业档案管理办法无法使得相关档案发挥其帮助建筑施工企业获取信息的作用，必须进一步完善档案管理方法。

　　2 档案信息化管理中电子档案接收与归档的方法

　　目前档案信息化管理过程中，电子档案的接收和归档工作主要采用两种方法：①对上交的原始纸质档案文件进行扫描，保存扫描的文件。这种接收与归档的方法具有兼容性好、管理成本低、格式统一、便于查看与利用等优点；其缺点在于容易丢失档案中的信息、占据空间大、管理成本减少幅度低、建筑单位档案递交麻烦。②要求建设单位提交完整的原始电子文件。这种接收与归档的方法具有递交成本低、递交程序方便、文件信息全面等优点；其缺点主要包括：不能有效地保证电子文件的真实性、完整性和可靠性，难以打开进行查看使用，缺乏电子文件知识产权保护等。

　　根据目前的实际情况看来，要更好地实现建设施工企业档案信息化管理，要求企业加大档案管理的资金投入，增强科学技术力量，建立健全最终实现以用户为中心、以数字化信息资源服务为目的的服务模式，提高建设施工企业档案信息化管理水平[3]。

　　3 建筑施工企业档案信息化管理的解决办法

　　3.1 统一电子档案的文件格式

　　通过对档案信息化管理中电子档案接收与归档的两种方法优缺点分析，本文认为，想要更好地对建筑施工企业档案进行信息化管理，就要有统一的文件格式。统一文件格式的方法如下：①建筑工程项目在施工过程中会根据各个环节的不同而选择不同的应用软件，而要统一文件的格式就要把其整合成兼容各种格式的电子文件；②有效保证电子档案信息的有效性、真实性及原始性；③档案信息内容清晰、文档格式简洁美观、便于检索查看利用；④降低信息化档案的成本，信息内容提供批注与标注，便于存储和管理；⑤接收各种扫描文件，支持不同的电子文件获取方式；⑥利用知识产权保护对电子档案进行保护。

　3.2 建筑施工企业档案信息化管理规范化

　　建筑施工企业在承建工程项目时要按照企业档案管理部门、城建档案管理部门和建设单位竣工档案管理部门的相关规定进行项目工程档案信息的录入、归类、标注、电子化和工程竣工档案资料的编制[4]。

　　3.3 建筑施工企业档案信息化管理系统软件结构需求特点

　　根据建筑施工企业档案管理的特殊性、管理系统软件的选用和开发的目标，结合不同档案的管理特点，建筑施工企业档案信息化管理的整体方案宜采用客户端结合服务器的混合模式体系结构来满足目前管理要求和以后的管理业务发展需求。档案信息化管理系统可以提供XML标准数据接口，数据库也可以迁移到其他数据库上，提高建筑施工企业档案信息化管理水平。

     3.4 建筑施工企业档案信息化管理要求

　　建筑施工企业要提高档案信息化管理水平，首先要有科学合理的管理方案和高水平的管理队伍。提高建筑施工企业档案信息化管理水平要做好以下几项工作：①加强档案信息化管理人员的技能培训。根据建筑施工企业档案信息化管理的需要，有针对性地对管理人员进行计算机、网络与应用系统的相关理论知识和操作技巧方面的培训。根据建筑施工企业档案管理的特点，有针对性地对管理人员进行档案业务基本知识和档案信息化知识培训。除此之外，还要对档案管理人员进行建筑工程施工知识的普及，使管理人员能够熟悉掌握建筑工程施工各环节的知识，以便更好地对建筑施工企业档案进行信息化管理。②建筑施工企业档案的移交与管理分类。建筑施工企业管理部门要对建筑工程项目竣工档案的收集整理有统一的规范，对档案分类、组卷规则进行科学合理管理。③建筑施工企业管理规定和档案管理制度的建立健全。建筑施工企业档案种类繁多，专业性强，分类详细，要有统一的规范要求来指导管理，建立健全档案管理和信息化管理方面的制度，加强业务数据检查力度、提高提交管理水平，达到业务衔接的要求。

　　4 结束语

　　我国社会经济不断发展，建设工程项目不断增多，施工企业任务不断加重，企业档案的信息化管理也被建筑施工企业广泛应用。建筑施工企业档案运用信息化方法进行管理，可以有效地将各类型资料进行合理的分类，简化编制流程，合理调配各部门的资料，使档案管理井然有序。建筑施工企业档案信息化管理人员要适应新的发展形势，根据建筑施工企业档案管理的特点，丰富档案信息化管理的技术知识，为实现建筑施工企业档案信息化管理和提高管理水平而不断创新。

　　主要参考文献

　　[1]张雪云.工程建设档案管理的现状问题及解决措施[J].中国新技术新产品，2011（15）.

　　[2]刘洁.浅议施工企业档案管理工作存在的问题及对策[J].科技与企业，2013（21）.

　　[3]张秀芳.浅谈建筑材料科研档案的现代化管理[J].福建建设科技，2013（5）.